铁门关无纸化开启工程档案智慧管理“金钥匙”

在绿色低碳理念和数字化转型驱动下，无纸化管理正悄然改写档案工作的未来。档案无纸化即通过数字化技术手段，将传统的纸张档案转化为电子档案，实现档案资料收集、整理、存储、查询、利用等全生命周期的电子化管理。

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那么，让我们听一听档案人员如何看待档案工作在工程建设项目中的作用及意义——

档案是工程项目中很重要的一部分，见证着项目全周期的“生命历程”。

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在项目初期，档案记录着项目建议书、用地规划等审批文件，这些文件对项目的土地使用、未来产权等事项具备重要的法律意义。

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档案工作还为项目后续进展做好了准备。档案为我们后续了解项目的关键点和重要环节提供了依据，是设计成果展示和工作经验积累的保障。此外，很多项目会进行维护、改造和扩建，这时基础性的档案资料，尤其是技术结构方面的资料就会显得格外重要。如果前期的档案工作没有做好，后续项目的技术计算就难以进行。因此，档案的完整性和完善性对项目的成功落地、良好发展和形象展示都是非常关键的。

最重要的有三点：全面性、及时性和完整性。我们要关注项目的整体进度，及时收集项目的完整资料，然后根据项目所处的阶段整理档案，进行更 地分类。

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在不同的工作阶段，档案工作有不同的关注点。项目开工前，我们要做好宣贯工作，强调档案收集和管理的重要性，明确不同参建单位的归档范围；在收集到档案资料后，要认真审核档案的专业性、规范性和完善性，并核实纸质档案与电子档案是否一致；审核合格后，还要定期检查和更新档案库，保证信息的完整和真实，并且做好档案备份，避免数据丢失。

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最后，要注意在后续改造、成果展示、评奖评优等时机将档案“用”起来，只有这样档案才能发挥价值，而不是仅仅作为一堆静置的资料堆在仓库里。

实际上，对工程档案来说，最难做到的就是及时性。因为随着项目的不断推进，如果某些资料未能及时收集、档案库没有实时更新，那这份档案就是不完整的。所以我们现在持续推进档案无纸化改革，关注无纸化归档等新工作方式，利用统一的应用平台管理档案，这样各参建单位就能在建设过程中及时录入资料，经过归纳整理，形成完整、完善的档案。

首先是方便快捷，不论是录入、整理还是查询档案都很便利，无纸化的工作方式大大节约了时间精力，而且不同参建单位和部门提供的档案资料能够在数字平台共享，提高了交流协作效率。此外，无纸化档案节省了库存空间，便于备份储存，不容易受自然环境的影响，且相比于纸质档案具备更强的安全性、可靠性和机密性。

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当前，深圳市建筑工务署已建立自己的档案管理系统和数字化平台，并在不断迭代升级。深圳书城湾区城等项目作为深圳市试点项目，在档案管理过程中试行了无纸化档案管理和无纸化办公，这不仅能有效节约资源、提高办公效率，也为未来档案工作深度改革积累了经验。

海洋大学（一期）建设项目位于大鹏新区坝光片区，排牙山路以南、恒科路以东、环坝路以北围合用地内，毗邻坝光生物谷。项目总建筑面积约60万平方米，主要建设内容包括新建教学科研组团、体育馆、图书馆、学生宿舍、教师宿舍等校舍，以及深海科考中心（校内）、海洋博物馆（校内）等。

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项目建成后，深圳海洋大学（一期）将开展本、硕、博一体化教育，构建完整的办学层次，建设一所国际化、高水平的新型研究型海洋大学，助力深圳建设特色高等教育体系、打造全球海洋中心城市。

作为工程档案无纸化管理的践行者，海洋大学（一期）建设项目创新打造“三端协同”的工程档案管理体系：

1. 移动终端：现场施工数据平板实时采集；

2. 管理平台：1000+工程表单智能校验；

3. 云存储端：云端对照清单自动归集统一管理，确保档案数据安全。

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通过全过程数字化管理，海洋大学（一期）建设项目取得了施工资料80%无纸化、监理资料90%无纸化的突破性成果，实现了更具效率、更低成本、更加安全的工程档案管理。

无纸化全面推动项目工程档案管理实现“四个全程化”：

1. 全程在线编制：借助无纸化系统，确保质量验收单的在线填写率达到 ，有效提升工作效率和数据准确性；

2. 全程电子签批：通过电子化流程，监理审核的平均响应时间可控制在2小时以内，显著加快信息流通和决策效率；

3. 全程云端存储：将所有工程资料存储于云端，有效解决资料滞后和版本混乱问题，保障资料的实时更新和版本统一；

4. 全程智能归档：运用先进的智能归档技术，实现竣工档案的一键组卷功能，并确保组卷准确率达到 ，大幅简化档案管理流程。

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通过CA电子签章系统的“不见面审批”模式，大幅缩短资料审批时间，质量安全管控文件的在线流转效率较传统模式提升了72%。

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依托统一的数字化平台，各参建方能够实时共享数据，实现了施工过程中技术资料的多方协同记录与高效流转，显著节约了时间和人力成本，关键工序的验收效率提升了40%。

资料流转办结后，无纸化档案管理系统将自动进行分类和归集，直接生成原生电子档案，确保档案的完整性和可追溯性。遵循“一数一源”的系统逻辑，项目现场管控与验收环节紧密相连，后置流程与前置环节的材料准确对应，确保过程管控合规闭合。这不仅为严格的质量管控提供了有力抓手，也确保项目参建单位能够从容应对各项检查，为未来的合格审计提供 手、可追溯的佐证材料。

海量的结构化数据为工程数据资产化开辟了新路径，将“沉睡的资料”转化为“活化的数据”。“数据驱动”理念为管理决策提供有力支撑，彻底重塑了工程档案的利用模式。例如，可实时掌握现场材料设备的进场批次及实际使用量，并与计量报审系统联动，助力工程管理效能提升；电子化档案通过与AI模型深度融合，轻松生成项目简报。

此外，档案资料从传统的纸质存储转向云端存储，无需耗费、运输和储存纸张，极大地解放了物力和人力，显著降低了空间和时间成本，实现了绿色低碳与经济效益的双重提升。深圳市建筑工务署在多个项目试点的实践表明，工程档案无纸化管理并非简单的技术替换，而是通过流程再造、标准重塑及数字赋能，持续打造政府工程建设高质量发展的新范本。